Belanghebbende Huchada Aruba

Interview Robbin Zoethout - Huchada Aruba

Naam: Robbin Zoethout
Functie: Coördinator verkoop binnendienst Beko Midden

· Wie is Robbin?

Robbin is de coördinator verkoop binnendienst voor Beko Midden. Hier houdt hij zich bezig met de binnendienst in Utrecht en regelt daar alle zaken. Daarnaast heeft Robbin nauw contact met bakkerij Huchada op Aruba. Deze klant neemt al 19 jaar producten af bij Beko Groothandel.

· Wie is Huchada Aruba

Huchada Aruba is een bakkerij die gevestigd zit in de stad Santa Cruz op het eiland Aruba. Huchada is inmiddels al meer dan 10 jaar klant bij Beko Groothandel. Deze bakkerij wordt gerund door broer en zus, waarvan de een in de VS woont en de ander woont op Aruba.

· Hoe is het ontstaan dat een bakkerij uit Aruba goederen besteld bij Beko?

Door contact die Joop al had werd er eens gevraagd of er spullen grondstoffen besteld konden worden. In eerste instantie was niet duidelijk dat het om een levering ging op Aruba

· Hoe gaat een order in zijn werking?

De (export)klant plaatst een bestelling op de website van Beko Groothandel, deze bestelling komt binnen via een no-reply mailadres in de mailbox. Ook Robbin (intern verantwoordelijk voor de klant) krijgt een order bevestiging.

Voordat de bestelling wordt doorgezet naar afdeling voorraadbeheer en logistiek, wordt bij financiën gecontroleerd wat de status is van betalingen van de klant. Is de klant bij met betalen of moeten er nog facturen betaald worden?

Huchada vraagt zelf bij Allways (expediteur) wanneer de afvaart beschikbaar is, plus de vraag of er een container beschikbaar is. Daarnaast wordt richting Beko Midden (Robbin) gecommuniceerd wanneer de afvaart plaats vindt zodat tijdig alles besteld/voorbereid kan worden.

Klanten bestellen vaak meerdere producten dan alleen van Beko Groothandel, dit kunnen producten zijn van dochterondernemingen of samenwerkende ondernemingen. Deze moeten ook verzameld worden en facturen moeten hiervan ook toe worden gevoegd. Voorbeelden van dochterondernemingen zijn goederen van Beko Verpakkingen of Beko Techniek. Goederen van samenwerkende ondernemingen zijn Zeelandia, Decom of Vipam.

Uiteindelijk wordt door de verkoopbinnendienst de bestelling doorgezet naar de afdeling voorraadbeheer en logistiek. Dit wordt gedaan zodat zij ook tijdig op de hoogte zijn dat er binnenkort goederen worden geëxporteerd en deze tijdig besteld kunnen worden.

De producten worden door de afdeling voorraadbeheer besteld, sommige producten worden alleen geleverd op bestelling omdat ze een speciale samenstelling hebben wat de klant zelf heeft ontworpen. Hier gaat altijd meer tijd overheen dan producten die standaard in het assortiment zitten.

De producten die besteld zijn komen binnen en worden verwerkt in het magazijn. Het kan zijn dat producten die besteld zijn niet leverbaar zijn, dit wordt vervolgens communiceert naar de klant en wordt er samen gekeken of er een vervangend product mogelijk is.

Nadat de producten verwerkt zijn in het magazijn, worden deze georderpickt door de medewerkers van het magazijn. Ze worden verzameld op een pallet waarna deze vervolgens wordt in gefolied.

Wanneer alle producten klaar zijn voor vertrek wordt er door logistiek een rit speciaal vrij gemaakt om ervoor te zorgen dat de vrachtwagen alle producten kan afleveren bij Allways in Dordrecht en wordt deze vrachtwagen geladen.

Alle facturen (dus ook van de dochteronderneming(en) en samenwerkende ondernemingen) worden verzameld en samengebundeld om vervolgens naar de expediteur te worden versturen. De expediteur zorgt ervoor dat deze facturen worden voorzien van een exportdocument.

Nadat de vrachtwagen is geladen wordt deze verzonden naar de expediteur, in dit geval Allways Transport

Wanneer de vrachtwagen bij de expediteur aankomt, worden de goederen overgeplaatst in een bestemde container, de exportdocumenten worden hier ook aan toegevoegd.

Als laatste stap wordt de container door de vervoerder verscheept naar Aruba. Hier gaan gemiddeld 18 dagen overheen.

· Zijn er grote zaken waar rekening mee gehouden moet worden?

Bij een aanvraag moet je er altijd scherp op zijn dat de klant bij is met betalen. Je wilt natuurlijk dat er geen facturen meer open staan en alles in procedure kan worden gezet. Zo ga je na bij finance wat de status van deze klant is. Mocht alles in orde zijn, zetten we de order door naar afdeling voorraadbeheer en logistiek en worden producten besteld.
Verder moet er goed bij worden gehouden over en leveringen van Beko Verpakkingen bij moeten. Uiteindelijk moeten alle producten die meegestuurd worden voorzien worden van facturen, anders kunnen ze geweigerd worden bij de douane en mogen ze dus niet mee. Dit wil je voorkomen.

Vervolgens is er in gesprek gegaan met Robbin & Martijn (regelt het logistieke proces voor de klant) om hun kant van het verhaal te horen. Dit gesprek heeft plaats gevonden via Microsoft Teams. 

• In 2020 zijn er spelregels opgesteld tussen Huchada en Beko Groothandel. Zo dient er tijdig besteld te worden zodat er voldoende tijd is om de grondstoffen te bestellen, te verzamelen en uit te leveren aan de transporteur. Maar omdat er af en toe (tijdens het verzamelen van de grondstoffen) nog extra spullen bij moeten is het zo afgesproken dat er met Robbin contact moet worden gehouden of dit mogelijk is. Robbin schakelt dan met logistiek, dit is de kortste en makkelijkste weg.

• Robbin gaf aan dat je voorafgaand aan de afvaart altijd nog vraagt wat er in de backorder staat, daar maakt Robbin een overzicht van en wordt naar jou toe gestuurd. 

• Altijd wanneer er een container verscheept wordt, wordt de factuur naar Allways verzonden. Zo zou jij ook moeten weten wat er wel wordt geleverd en wat niet. 

• Robbin gaf aan dat jullie daar regelmatig contact over hebben. Natuurlijk kan niet alles wat besteld wordt geleverd worden (i.v.m. leveringsproblemen). 

• Robbin en Martijn begrepen niet helemaal wat je hier mee bedoelt. Afgelopen jaar heeft Beko Groothandel al eens een container van Allways zelf voor de deur gehad waar 500 euro voor betaald moest worden en dat heeft Beko Groothandel zelf betaald.