Toelichting flowcharts

Toelichting op de flowcharts die gecreëerd zijn naar aanleiding van de gehouden interviews.

Beko DC Noord

Toelichting op de flowchart export Beko DC Noord, de stappen van de flowchart worden doorlopen op basis van de cijfers 1 tot en met 12.

1. Bestelling komt binnen
De exportklant plaatst een bestelling op de website van Beko Groothandel, deze bestelling komt binnen via een no-reply mailadres in de mailbox.

2. Aanvraag container
Zodra de bestelling is ontvangen wordt de desbetreffende expediteur gelijk geïnformeerd naar een container (de keuze voor de expediteur is afhankelijk van de klant). Dit wordt altijd direct gedaan omdat er vaak wel een week overheen gaat voordat de container geleverd kan worden. Vervolgens wordt er een 40ft container aangevraagd. Deze container kan een droogcontainer of een koelcontainer zijn.

3. Producten andere leveranciers worden toegevoegd
Klanten bestellen vaak meerdere producten dan alleen van Beko Groothandel, dit kunnen producten zijn van dochterondernemingen of samenwerkende ondernemingen. Deze moeten ook verzameld worden en facturen moeten hiervan ook toe worden gevoegd. Voorbeelden van dochterondernemingen zijn goederen van Beko Verpakkingen of Beko Techniek. Goederen van samenwerkende ondernemingen zijn Zeelandia, Decom of Vipam.

4. Bestellingen doorgezet naar afdeling voorraadbeheer en logistiek
Uiteindelijk wordt door de verkoopbinnendienst de bestelling doorgezet naar de afdeling voorraadbeheer en logistiek. Dit wordt gedaan zodat zij ook tijdig op de hoogte zijn dat er binnenkort goederen worden geëxporteerd en deze tijdig besteld kunnen worden.

5. Producten worden besteld
De producten worden door de afdeling voorraadbeheer besteld, sommige producten worden alleen geleverd op bestelling omdat ze een speciale samenstelling hebben wat de klant zelf heeft ontworpen. Hier gaat altijd meer tijd overheen dan producten die standaard in het assortiment zitten. 

6. Bestelde producten komen binnen
De producten die besteld zijn komen binnen en worden verwerkt in het magazijn. Het kan zijn dat producten die besteld zijn niet leverbaar zijn, dit wordt vervolgens communiceert naar de klant en wordt er samen gekeken of er een vervangend product mogelijk is.

7. Producten worden georderpickt
Nadat de producten verwerkt zijn in het magazijn, worden deze georderpickt door de medewerkers van het magazijn. Ze worden verzameld op een pallet waarna deze vervolgens wordt in gefolied. 

8. Factuur wordt verzonden naar de expediteur
Alle facturen (dus ook van de dochteronderneming(en) en samenwerkende ondernemingen) worden verzameld en samengebundeld om vervolgens naar de expediteur te worden versturen. De expediteur zorgt ervoor dat deze facturen worden voorzien van een exportdocument.

9. Container wordt geladen. 
Op de dag dat de container van de expediteur wordt geleverd, wordt deze container ook gevuld met de pallets. Hier worden de facturen ook aan toegevoegd zodat ze mee kunnen.

10. Container wordt verzonden
Nadat de container is geladen wordt deze verzonden. Het is afhankelijk van de expediteur waar de container uiteindelijk naar toe gaat en afhankelijk van de locatie van de afvaart.

11. Container wordt direct verzonden 
Wanneer er een levering van droge goederen was (en een hele container gevuld kon worden) wordt deze direct verzonden naar de expediteur. 

11. Container wordt indirect verzonden
Het kan voorkomen dat de bestelling voor export maar een aantal pallets zijn, dit gebeurd vaak bij koel- en vrieszendingen. Hierdoor wordt de container eerst nog langs andere leveranciers gebracht, zodat de container in zijn totaal wel vol komt. Vervolgens wordt het dan verzonden. 

12. Container wordt verscheept
Als laatste stap wordt de container door de vervoerder verscheept naar het desbetreffende land. Hier gaan gemiddeld 18 dagen overheen.

Van stap 1 (bestelling komt binnen) tot en met stap 12 (container wordt verscheept) zitten ongeveer 3 weken. Deze 3 weken worden gekenmerkt als week A, B & C (dit is gedaan omdat de weken onafhankelijk verdeeld zijn)

• Week A, order vergaring
• Week B, goederen geladen
• Week C, container laden op de boot

Beko DC Midden

Toelichting op de flowchart export Beko DC Midden, de stappen van de flowchart worden doorlopen op basis van de cijfers 1 tot en met 13.

1. Bestelling komt binnen
De (export)klant plaatst een bestelling op de website van Beko Groothandel, deze bestelling komt binnen via een no-reply mailadres in de mailbox. Ook Robbin (intern verantwoordelijk voor de klant) krijgt een order bevestiging.

2. Check bij boekhouding
Voordat de bestelling wordt doorgezet naar afdeling voorraadbeheer en logistiek, wordt bij financiën gecontroleerd wat de status is van betalingen van de klant. Is de klant bij met betalen of moeten er nog facturen betaald worden?

3. Afvaart navragen
Huchada vraagt zelf bij Allways (expediteur) wanneer de afvaart beschikbaar is, plus de vraag of er een container beschikbaar is. Daarnaast wordt richting Beko Midden (Robbin) gecommuniceerd wanneer de afvaart plaats vindt zodat tijdig alles besteld/voorbereid kan worden.

4. Producten andere leveranciers worden toegevoegd
Klanten bestellen vaak meerdere producten dan alleen van Beko Groothandel, dit kunnen producten zijn van dochterondernemingen of samenwerkende ondernemingen. Deze moeten ook verzameld worden en facturen moeten hiervan ook toe worden gevoegd. Voorbeelden van dochterondernemingen zijn goederen van Beko Verpakkingen of Beko Techniek. Goederen van samenwerkende ondernemingen zijn Zeelandia, Decom of Vipam.

5. Bestellingen doorgezet naar afdeling voorraadbeheer en logistiek
Uiteindelijk wordt door de verkoopbinnendienst de bestelling doorgezet naar de afdeling voorraadbeheer en logistiek. Dit wordt gedaan zodat zij ook tijdig op de hoogte zijn dat er binnenkort goederen worden geëxporteerd en deze tijdig besteld kunnen worden.

6. Producten worden besteld
De producten worden door de afdeling voorraadbeheer besteld, sommige producten worden alleen geleverd op bestelling omdat ze een speciale samenstelling hebben wat de klant zelf heeft ontworpen. Hier gaat altijd meer tijd overheen dan producten die standaard in het assortiment zitten.

7. Bestelde producten komen binnen
De producten die besteld zijn komen binnen en worden verwerkt in het magazijn. Het kan zijn dat producten die besteld zijn niet leverbaar zijn, dit wordt vervolgens communiceert naar de klant en wordt er samen gekeken of er een vervangend product mogelijk is.

8. Producten worden georderpickt
Nadat de producten verwerkt zijn in het magazijn, worden deze georderpickt door de medewerkers van het magazijn. Ze worden verzameld op een pallet waarna deze vervolgens wordt in gefolied.

9. Vrachtwagen wordt geladen
Wanneer alle producten klaar zijn voor vertrek wordt er door logistiek een rit speciaal vrij gemaakt om ervoor te zorgen dat de vrachtwagen alle producten kan afleveren bij Allways in Dordrecht en wordt deze vrachtwagen geladen.

10. Documenten naar Huchada & Allways
Alle facturen (dus ook van de dochteronderneming(en) en samenwerkende ondernemingen) worden verzameld en samengebundeld om vervolgens naar de expediteur te worden versturen. De expediteur zorgt ervoor dat deze facturen worden voorzien van een exportdocument.

11. Vrachtwagen wordt verzonden naar expediteur
Nadat de vrachtwagen is geladen wordt deze verzonden naar de expediteur, in dit geval Allways Transport

12. Levering wordt in de aangevraagde container geplaatst
Wanneer de vrachtwagen bij de expediteur aankomt, worden de goederen overgeplaatst in een bestemde container, de exportdocumenten worden hier ook aan toegevoegd.

13. Container wordt verscheept
Als laatste stap wordt de container door de vervoerder verscheept naar Aruba. Hier gaan gemiddeld 18 dagen overheen.

Van stap 1 (bestelling komt binnen) tot en met stap 13 (container wordt verscheept) zitten ongeveer 3 weken. Deze 3 weken worden gekenmerkt als week A, B & C (dit is gedaan omdat de weken onafhankelijk verdeeld zijn)

• Week A, order vergaring
• Week B, goederen geladen
• Week C, container laden op de boot

Beko DC België

Toelichting op de flowchart export Beko DC België, de stappen van de flowchart worden doorlopen op basis van de cijfers 1 tot en met 13.

1. Klant besteld via een PDF formulier.
De (export)klant heeft een eigen bestel formulier wat verwerkt is in een PDF-bestand. De klant stuurt dit formulier een keer in de week op naar het Beko filiaal in België en ontvangt dit via de mail.

2. Bestelling komt binnen
Vervolgens komt de bestelling bij de belanghebbende van Beko België, die gaat alles in werking zetten.

3. Bestelling doorgezet
Dan wordt de bestelling doorgezet door de belanghebbende. Dit wordt gedaan zodat iedereen in de vestiging op de hoogte is dat er een exportaanvraag lopende is.

4. Producten worden besteld
Veel bestelde producten zijn wel op voorraad in het DC, maar producten die niet op voorraad liggen worden besteld.

5. Bestelde producten komen binnen
De producten die besteld zijn komen binnen en worden verwerkt in het magazijn. Het kan zijn dat producten die besteld zijn niet leverbaar zijn, dit wordt vervolgens communiceert naar de klant en wordt er samen gekeken of er een vervangend product mogelijk is.

6. Producten worden georderpickt
Nadat de producten verwerkt zijn in het magazijn, worden deze georderpickt door de medewerkers van het magazijn. Ze worden verzameld op een pallet waarna deze vervolgens wordt in gefolied.

7. Opstellen factuur & packing list (PL)
Om de juiste documenten in orde te hebben voor het versturen naar de UK worden de factuur en de packing list gemaakt. Dit wordt door de afdeling P&O binnen Beko Groothandel gecontroleerd. Vervolgens worden deze documenten opgestuurd naar het douaneagentschap in België. Zo moeten er voor de producten van eieren en boter ook nog andere documenten worden aangemaakt.

8. Factuur & PL naar douaneagentschap in België
Omdat de UK buiten de Europese Unie valt is er geen vrij verkeer van handel in goederen. Hierdoor zullen er andere soort exportdocumenten aangemaakt moeten worden. De douane in België controleert dit en zorgt ervoor dat de juiste documenten gemaakt worden.

9. Factuur, PL & uitklaringsdocument naar douaneagent in UK
Voordat de trailer verscheept kan worden naar UK wordt door de douaneagent in UK alle documenten gecontroleerd of dit in orde is. Mocht dit niet het geval zijn wordt de levering gewoon van het schip gehaald en zal het moeten wachten.

10. Transporteur informeren voor afhaal
De export klant besteld vaak elke donderdag goederen bij Beko Groothandel, de lead time van deze bestelling is 7 dagen. Het zou dan beteken dat de daaropvolgende week donderdag het vertrek staat gepland.

Voor het vertrek wordt de transporteur geïnformeerd dat er een levering in Londen plaats zal vinden.

11. Goederen geladen in de trailer
Wanneer alle producten klaar zijn voor vertrek wordt er door logistiek een rit speciaal vrij gemaakt om ervoor te zorgen dat de vrachtwagen alle producten kan afleveren bij Tropics Cargo.

12. Trailer wordt verzonden door transporteur
Vervolgens wordt de trailer klaargemaakt en verzonden door Tropics Cargo.

13. Trailer wordt verzonden naar UK
Wanneer alle documentatie in orde is, wordt de trailer verzonden naar UK. Dit vind altijd plaats op donderdag en de daarop volgende dag wordt deze uitgeleverd bij de klant.

Van stap 1 (klant besteld via een PDF-formulier) tot en met stap 13 (trailer wordt verzonden naar UK) zitten 7 dagen. Dit is een vrij korte periode, omdat er waarschijnlijk producten besteld moeten worden die niet op voorraad zijn, daarnaast moeten de juiste documenten aangeleverd worden bij de douane in zowel België als UK en moet er een trailer beschikbaar zijn die de producten kan vervoeren.